Algemene voorwaarden Extensio B.V.

Artikel 1 – Definities

In deze Algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Algemene voorwaarden: het onderhavige document.

AI-tooling: software en systemen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie, waaronder maar niet beperkt tot generatieve AI, die Extensio inzet bij de uitvoering van werkzaamheden.

Content: alle door Extensio geproduceerde teksten, afbeeldingen, video's, ontwerpen, advertenties en overige creatieve uitingen, al dan niet met behulp van AI-tooling.

Diensten: alle op basis van een overeenkomst door Extensio aan Opdrachtgever te leveren of geleverde diensten.

Extensio: de handelsnaam van Extensio B.V., gevestigd te Hardinxveld-Giessendam (KvK-nummer: 24305287).

Offerte: een aanbod van Extensio tot het sluiten van een overeenkomst, inclusief een prijsopgave.

Opdracht: de tussen Opdrachtgever en Extensio overeengekomen werkzaamheden, tegen betaling van de overeengekomen tarieven.

Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Extensio een overeenkomst aangaat.

Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht conform artikel 7:400 BW tussen Opdrachtgever en Extensio.

Platform: een digitaal kanaal waarop Extensio namens Opdrachtgever actief is, waaronder vacaturebanken, sociale media, advertentieplatforms en applicant tracking systems (ATS).

Werkzaamheden: de door Extensio uit te voeren opdracht en/of advisering, waaronder – maar niet beperkt tot – contentcreatie, employer branding, recruitment marketing, adverteren op diverse kanalen (waaronder vacaturebanken en sociale media), campagnemanagement, vacaturemanagement, data-analyse, rapportage en het beheer van platformaccounts.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze Algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en overige (rechts)handelingen tussen Extensio en Opdrachtgever.

2. Extensio behoudt zich het recht voor deze Algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk of per e-mail aan Opdrachtgever bekendgemaakt. Wijzigingen gelden ook voor reeds bestaande overeenkomsten.

3. Indien een bepaling uit deze Algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen de betreffende bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

4. Bij strijdigheid tussen deze Algemene voorwaarden en de overeenkomst, prevaleert de overeenkomst.

5. De Algemene voorwaarden hoeven na eerste aanvaarding niet opnieuw uitdrukkelijk te worden overeengekomen en worden bij verdere (rechts)handelingen geacht stilzwijgend te zijn aanvaard.

6. Indien Extensio bij de uitvoering van de overeenkomst derden inschakelt, zijn deze Algemene voorwaarden eveneens van toepassing.

7. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

   
   

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle offertes van Extensio zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2. Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten. Extensio is gerechtigd prijzen en tarieven jaarlijks aan te passen.

3. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever een offerte van Extensio schriftelijk, digitaal of per e-mail heeft geaccepteerd, dan wel op het moment dat Extensio feitelijk met de uitvoering van de werkzaamheden is begonnen.

Artikel 4 – Inhoud van de overeenkomst

1. De overeenkomst bevat minimaal:

   1. een omschrijving van de werkzaamheden;

   2. het tarief of een specificatie van de kosten van de diensten en/of werkzaamheden;

   3. de looptijd van de overeenkomst.

2. Eventuele KPI's, rapportageverplichtingen of SLA-afspraken worden uitsluitend onderdeel van de overeenkomst indien deze expliciet schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 5 – Prijzen en betaling

1. Alle door Extensio gehanteerde prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2. Opdrachtgever is gehouden facturen te voldoen vanaf het moment dat de overeenkomst is gesloten.

3. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij in de overeenkomst anders is overeengekomen.

4. Extensio is gerechtigd voorafgaand aan of tijdens de uitvoering van de overeenkomst een voorschot of tussentijdse betaling te verlangen.

Artikel 6 – Wanbetaling

1. Extensio is gerechtigd de werkzaamheden op te schorten totdat alle openstaande bedragen zijn voldaan.

2. Opdrachtgever is van rechtswege in verzuim zodra de overeengekomen betalingstermijn is verstreken, zonder dat een ingebrekestelling is vereist. Vanaf dat moment is Opdrachtgever de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd over het openstaande factuurbedrag.

3. Alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte komen voor rekening van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen 15% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van €450,–.

4. Opschorting van werkzaamheden op grond van dit artikel laat de betalingsverplichtingen van Opdrachtgever onverlet.

Artikel 7 – Uitvoering van de overeenkomst

1. Extensio voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit. Extensio heeft een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

2. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens waarvan Extensio aangeeft dat deze noodzakelijk zijn, of waarvan Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn, tijdig aan Extensio worden verstrekt. Indien deze gegevens niet tijdig worden aangeleverd, heeft Extensio het recht de uitvoering op te schorten en de daaruit voortvloeiende extra kosten aan Opdrachtgever in rekening te brengen.

3. Indien door Extensio of door haar ingeschakelde derden werkzaamheden worden verricht op locatie van Opdrachtgever, draagt Opdrachtgever kosteloos zorg voor de in redelijkheid gewenste faciliteiten.

4. Indien Extensio niet in staat is binnen de overeengekomen termijn aan haar verplichtingen te voldoen, dient Opdrachtgever Extensio schriftelijk in gebreke te stellen en een redelijke termijn van ten minste 14 dagen te gunnen om alsnog na te komen.

Artikel 8 – Inschakeling van derden

1. Extensio heeft het recht om bij de uitvoering van de overeenkomst derden in te schakelen indien een goede uitvoering dit vereist. Extensio stemt met Opdrachtgever af of Extensio deze derden zelf inhuurt – waarna de kosten aan Opdrachtgever worden doorberekend – of dat Opdrachtgever zelf een overeenkomst met de betreffende derde sluit.

2. Partijen zijn niet gerechtigd hun rechten of verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.

Artikel 9 – Wijziging van de opdracht

1. Tussentijdse wijzigingen van de overeenkomst kunnen uitsluitend met wederzijdse schriftelijke instemming worden overeengekomen.

2. Wijzigingen die hogere kosten veroorzaken dan waarop Extensio bij het opstellen van de offerte kon rekenen, worden doorberekend aan Opdrachtgever. Extensio stuurt een specificatie van de meerkosten. Na akkoord van Opdrachtgever voert Extensio de extra werkzaamheden uit.

3. Lid 2 geldt niet indien de meerkosten het gevolg zijn van omstandigheden die aan Extensio zijn toe te rekenen.

4. Voor wijzigingen die Opdrachtgever eenzijdig doorvoert zonder instemming van Extensio, aanvaardt Extensio geen verantwoordelijkheid en geen aansprakelijkheid.

Artikel 10 – AI-tooling en automatisering

1. Extensio kan bij de uitvoering van werkzaamheden gebruikmaken van AI-tooling en geautomatiseerde systemen, onder meer voor contentcreatie, data-analyse en campagneoptimalisatie.

2. Extensio draagt zorg voor kwaliteitscontrole van met AI-tooling gegenereerde content alvorens deze wordt ingezet.

3. Het gebruik van AI-tooling laat de overige bepalingen van deze Algemene voorwaarden, waaronder die met betrekking tot intellectueel eigendom en aansprakelijkheid, onverlet.

4. Opdrachtgever erkent dat resultaten gegenereerd met behulp van AI-tooling afhankelijk zijn van de kwaliteit van de aangeleverde input en instructies, en dat Extensio niet kan garanderen dat AI-gegenereerde output geheel vrij is van onvolkomenheden.

Artikel 11 – Platformaccounts en data

1. Platformaccounts die door Extensio worden aangemaakt of beheerd ten behoeve van Opdrachtgever, worden beheerd door Extensio gedurende de looptijd van de overeenkomst.

2. Bij beëindiging van de overeenkomst zal Extensio, op verzoek en tegen vergoeding van de daarmee gepaard gaande kosten, medewerking verlenen aan de overdracht van platformaccounts en bijbehorende data aan Opdrachtgever, voor zover dit technisch en contractueel mogelijk is.

3. Extensio is niet aansprakelijk voor wijzigingen in de voorwaarden, het beleid of de beschikbaarheid van platforms van derden die van invloed zijn op de uitvoering van de werkzaamheden.

4. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het naleven van de gebruiksvoorwaarden van de betreffende platforms.

Artikel 12 – Overmacht

1. In geval van overmacht worden de verplichtingen uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmacht, zonder dat partijen jegens elkaar tot schadevergoeding gehouden zijn. Van overmacht wordt direct schriftelijk mededeling gedaan.

2. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen bij platforms van derden, internetuitval, overheidsmaatregelen, pandemieën, stakingen, en andere omstandigheden die buiten de invloedssfeer van Extensio liggen.

3. Reeds geleverde prestaties tot aan het moment van overmacht worden gefactureerd.

4. Indien de overmacht langer dan 60 dagen voortduurt, is Extensio gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

1. Extensio aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van overmacht.

2. Extensio is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of niet tijdig verstrekte gegevens door Opdrachtgever.

3. Extensio is niet aansprakelijk voor gebreken in producten of diensten van door haar ingeschakelde derden.

4. In geval van een toerekenbare tekortkoming is de aansprakelijkheid van Extensio beperkt tot het totale factuurbedrag over de drie kalendermaanden voorafgaand aan de maand waarin de tekortkoming is gemeld, met een absoluut maximum van €5.000,– per gebeurtenis.

5. Iedere aansprakelijkheid van Extensio voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gederfde omzet, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten.

6. Opdrachtgever vrijwaart Extensio voor alle aanspraken van derden die verband houden met de door Extensio geleverde diensten, voor zover deze aanspraken het gevolg zijn van handelen of nalaten van Opdrachtgever.

7. De in dit artikel genoemde beperkingen gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Extensio.

Artikel 14 – Prijswijzigingen

1. Wijzigingen in prijzen van materialen, abonnementen, platformkosten en andere middelen benodigd voor de opdracht die intreden na aanvaarding van de opdracht, kunnen aan Opdrachtgever worden doorberekend. Hieronder worden ook begrepen wijzigingen in lonen en sociale lasten.

2. Extensio is daarnaast gerechtigd haar tarieven jaarlijks te indexeren op basis van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS, dan wel een door Extensio redelijk geachte verhoging door te voeren.

Artikel 15 – Geheimhouding

1. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

2. Indien een partij de geheimhoudingsverplichting schendt en de andere partij daardoor schade lijdt, is de schendende partij gehouden deze schade te vergoeden.

3. Extensio is gerechtigd de naam en het logo van Opdrachtgever te gebruiken als referentie in commerciële uitingen, waaronder de website van Extensio, tenzij Opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

4. Persoonsgegevens die aan Extensio worden verstrekt, worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid van Extensio.

Artikel 16 – Verwerking van persoonsgegevens

1. Indien en voor zover Extensio bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever, treedt Extensio op als verwerker in de zin van de AVG.

2. Partijen sluiten in dat geval een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Extensio stelt hiervoor een standaard verwerkersovereenkomst beschikbaar.

3. Opdrachtgever is en blijft verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving ten aanzien van de persoonsgegevens die hij aan Extensio verstrekt, waaronder het verkrijgen van de benodigde toestemmingen van betrokkenen.

4. Opdrachtgever vrijwaart Extensio voor aanspraken van betrokkenen of toezichthouders die het gevolg zijn van het niet-nakomen door Opdrachtgever van zijn verplichtingen onder de AVG.

Artikel 17 – Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op door Extensio ontwikkelde of tot stand gebrachte content, concepten, modellen, methodieken, teksten, ontwerpen, afbeeldingen, video's en overige materialen berusten uitsluitend bij Extensio.

2. Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor het gebruik van de in het kader van de opdracht door Extensio gemaakte werken, uitsluitend voor het doel waarvoor deze zijn vervaardigd. Deze licentie geldt uitsluitend zolang Opdrachtgever aan al zijn financiële verplichtingen jegens Extensio voldoet.

3. Bij beëindiging van de overeenkomst of bij wanbetaling door Opdrachtgever vervalt de in lid 2 bedoelde licentie van rechtswege, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4. Gebruik van door Extensio geleverde werken door derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Extensio.

5. Het is Extensio toegestaan door haar tot stand gebrachte werken te gebruiken in haar eigen commerciële uitingen, waaronder haar website en portfolio, ook na beëindiging van de overeenkomst.

6. Opdrachtgever garandeert dat door hem aangeleverde materialen geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van derden en vrijwaart Extensio voor alle aanspraken ter zake.

7. Auteursrechten en overige intellectuele eigendomsrechten zijn niet in de offerteprijzen inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Artikel 18 – Looptijd en verlenging

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode die is opgenomen in de overeenkomst. Bij gebreke van een bepaling over de looptijd geldt de overeenkomst voor onbepaalde tijd.

2. Een overeenkomst voor bepaalde tijd wordt na afloop van de overeengekomen periode automatisch verlengd met telkens een periode van 1 maand, tenzij een van de partijen de overeenkomst schriftelijk of per e-mail opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 1 kalendermaand vóór het einde van de lopende (verlengde) periode.

3. Bij opzegging blijven alle tot het moment van beëindiging verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten verschuldigd.

Artikel 19 – Beëindiging

1. Opdrachtgever wordt geacht in verzuim te zijn, zonder dat een ingebrekestelling is vereist, in de volgende gevallen:

   1. enige verplichting uit de overeenkomst wordt niet, niet volledig of niet tijdig nagekomen;

   2. Opdrachtgever faillissement aanvraagt of failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of verkrijgt;

   3. de onderneming van Opdrachtgever wordt ontbonden of geliquideerd.

2. Extensio is in de in lid 1 genoemde gevallen gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden of op te schorten, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

3. Bij beëindiging van de overeenkomst – om welke reden dan ook – zijn alle openstaande vorderingen van Extensio op Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 20 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten tussen Extensio en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

2. Partijen trachten geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Indien partijen niet binnen 30 dagen tot een oplossing komen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de Rechtbank Rotterdam.

Extensio B.V. – Hardinxveld-Giessendam – KvK 24305287